以EMS方式邮寄法律文件的实务问题及操作规范
日期：2017/12/18
本律师在大量诉讼及仲裁案件中发现因法律文件送达不规范导致相关法律事实无法证明，最终裁判结果与当事人预料的不一致甚至完全相反的情况。
邮寄EMS文件，是一件小事，但在你需要的时候，却可能成为案件成败的关键。
法律行为的实施要注重每一个细节，对其操作以动态化规范明晰可能远比关注静态法律文本更有价值。
一、以EMS方式邮寄法律文件不规范产生的常见问题
依本律师多年的法律服务经验，现将因邮寄送达程序不完善，导致诉讼或仲裁中遇到的常见问题大致总结如下：
1、EMS面单原件无法找到。
庭审时面单原件无法出示，对方当事人又否认收到该文件。如该文件的送达构成某一法律事实的生效要件，则该法律事实可能因无其他间接证据的印证，无法被认定发生了相应的法律后果。（例如：合同终止、解除、债权让与通知等。）
2、EMS面单原件字迹不清晰。
因EMS面单收件人存页为复写纸页，如寄件时书写力度不够，可能导致EMS收件人存页面单字迹不清晰。如寄件人、收件人以及邮寄内容等事项不清楚，且亦未留存EMS面单金莎4399网址 - js4399金沙导航复印件的，对方当事人在某些条件下可能对面单和邮寄函件内容的关联关系予以否认或彻底否认收到EMS邮件的事实。
3、EMS面单原件上无邮寄内容说明。
EMS上无邮寄内容说明，对方当事人可能不予认可当庭出示的函件内容，一般会辩称收到了空邮件、或收到的内容和当庭出示的内容不一致。另外出现过向法院邮寄EMS后，法院工作人员称未收到材料的情况。
4、EMS面单原件上邮寄内容说明过于普通无特殊性.
例如：函、告知函、情况说明，且没有函件编号。可能导致对方当事人不予认可当庭出示函件的内容，并辩称收到的内容和当庭出示的内容不一致。
5、EMS面单未打印送达查询页。
EMS的文件网页查询期限为送达之日起六个月，书面查询（须至邮寄地点）日期为送达之日起一年，一般超过两年以上的邮件无法查询。因此应当在送达之日起六个月内进行查询。如超过六个月，且对方当事人否认文件送达的，则可能存在某些法律行为的后果无法被认定的情况。例：本律师在一个标的数千万的合同履行过程中向对方当事人发函，对方当事人回函时曾故意将本律师函送达的日期写错，并援引之前发送的其他律师函，该行为引起本律师相当警觉，并在后面的律师函回函中着重予以强调。
6、EMS邮件被退回，因邮局未出具证明，致使无法查清退回原因。
本律师2016年曾代替当事人向西安某法院申请诉讼退费时，邮寄给法院的EMS退费申请单被法院拒收，并被退回。后向相关部门投诉，相关部门拒绝承认收到过退费申请单，经本律师出具EMS邮件退件说明后相关部门才承认相关事实。
6、其他与之相关的实践问题
①在仲裁程序中，因初次提交的EMS证据形式不完善，仲裁庭以更尊重程序为由，拒绝认定补正证据。（法院基本排除此情形）本律师曾在某仲裁案件中遇到如下情况：因EMS证据无送达单证，对方律师当庭对该份证据不予认可，我方客户庭后十日内协调多方补正完毕，邮寄至仲裁委，但仲裁庭不予二次开庭且不要求对方质证，并在最终的裁决书中只字不提该份关键证据。其给出的理由是，仲裁更遵守程序，过期不候。虽然本案结果对对方不利，我方亦未再动干戈。但这一过程令本律师印象深刻，当细节可能成为结果的理由时，你就应当加以重视。
②在我国，信件寄递业务由邮政企业专营，中国邮政是唯一具备寄递信函资格的主体。如果擅自选择其他快递公司（例如顺风、申通、韵达等）邮寄可能会使所寄信函的效力受到质疑。依据《邮政法》第五十五条“快递企业不得经营由邮政企业专营的信件寄递业务，不得寄递国家机关公文”，《邮政法实施细则》（国务院令第65号，下称“邮政细则”）第四条“未经邮政企业委托，任何单位或者个人不得经营信函、明信片或者其他具有信件性质的物品的寄递业务，但国务院另有规定的除外。信函是指以套封形式传递的缄封的信息的载体。其他具有信件性质的物品是指以符号、图象、音响等方式传递的信息的载体。具体内容由邮电部规定”，可见，如果擅自选择其他快递公司邮寄可能会使所寄信函的效力受到质疑。而国家机关公文不通过EMS形式送达，亦可能产生违法送达的法律后果。国家机关公文：指国家机关在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成，用以联系事务、指导工作、处理问题的书面材料，是国家机关依法履行职责、处理公务活动的重要工具。《中华人民共和国邮政法》第55条规定：“快递企业不得经营由邮政企业专营的信件寄递业务，不得寄递国家机关公文”这是法律的“红线”！《中华人民共和国邮政法》第72条规定，“未取得快递业务经营许可经营快递业务，或者邮政企业以外的单位或者个人经营由邮政企业专营的信件寄递业务或者寄递国家机关公文的，由邮政管理部门或者工商行政管理部门责令改正，没收违法所得，并处五万元以上十万元以下的罚款；情节严重的，并处十万元以上二十万元以下的罚款；对快递企业，还可以责令停业整顿直至吊销其快递业务经营许可证。”另外，相关案例亦有佐证。例如：贾友宝与青岛黄岛区政府行政复议不作为案也确认了国家公文通过顺丰寄递违法。青岛市黄岛区政府作出的行政的复议决定书认为：“属于国家机关公文，应当严格按照法定要求和法定途径送达，但其违背邮政法等相关法律法规规定，采用顺丰快递方式送达政府关公文，明显违背了国家法律的禁止性规定，作为青岛市GDP贡献最高的区政府，却知法犯法，带头违法，具体行政行为明显不当，故法院同时确认其以顺丰方式邮寄行政复议延期通知书和行政复议决定书的行为违法，亦并无不当，依法有据。”
③、可能出现部分当事人伪造EMS送达单据的情况。因送达单据系打印页，且超过六个月无法通过网络查询，因此，本律师在实践中遇到不少当事人通过伪造EMS送达单据来达到诉讼证明目的的情况。一般伪造者在网页上通过PDF打印机打印一份真实的EMS邮寄送达单据，后通过PDF-Word软件进行转换，并修改单据内容，后进行打印，做到以假乱真。因此，一般法庭会要求提供EMS送达详单——即有EMS运送全流程情况的送达单据。
当然，法律文件EMS邮寄不规范可能带来的问题还有很多，通过相应的案例，汲取教训，从细节做起，把风险降到最低。
二、以EMS方式邮寄法律文件的标准流程规范
1、将EMS邮寄函件正本编号，并在函件正本中注明：本文件一式两份，一份寄件人存，一份以EMS的方式发送，且注明函号。
2、填写EMS面单，必要要素：寄件人姓名、寄件人单位、寄件人联系方式、寄件人联系地址、收件人姓名、收件人单位、收件人联系方式、收件人联系地址、内件品名（特别重要）。
注：①全部内容填写时应工整用力书写，确保每一联内容都清晰可见。如邮件被退回，要求邮局出具证明，说明退回原因。
②内件品名请注明邮寄文件名称及主要内容。例如：缴费明细、催缴物业费通知：请于收到本通知之日起三日内缴清物业费，逾期则一切后果均由您承担。
3、将一份函件正本放入EMS文件袋，密封。并将填写好完整信息的EMS面单粘贴在EMS文件袋上，再用A4纸复印（EMS面单+寄件袋）页。
注：主要防止“收件人存”正本页不清晰。
4、将EMS面单寄件人存（第三联）撕下，粘贴至EMS面单复印件（第三步措施）后。
5、EMS寄出后六个月以内登录全球邮政特快专递网站http://www.ems.com.cn/，在邮件查询一栏输入运单号和网页验证码，对邮件进行查询。邮件送达信息弹出后，下拉显示详单，将详单页面整个打印。
注：需打印详单页而非简单页。
6、EMS邮件归档（另一份函件正本+EMS面单正本复印件+EMS面单寄件人存原件+邮件送达打印页），邮件被退回的，应要求邮局出具证明，说明退回原因，并保留退件原件。
7、建议重要文件均以EMS的方式通过上述手续发送。
吴俍君，北京炜衡（上海）律师事务所，争端解决部，合伙人律师。
目前服务的主要客户为多家央企及世界五百强企业，并担任多个央企子公司、中外合资企业及金融公司的常年法律顾问。擅长商业地产开发及租赁、融资租赁、建设工程、大宗商品及进出口商品贸易、合同担保及信托等领域的重大、复杂纠纷处理。
信息来源：彤言法悟
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